那些在职场上应该注意的说话技巧

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那些在职场上应该注意的说话技巧

标签:   分类:待业人群培训

很多时候我们因回答问题含含糊糊而给上司留下了不良印象,因回答问题不冷不热而错失了发展友好人际关系的机会。在面对问题时,你会高明地应答吗?

只要你奔波于忙碌的职场,每天就会有一个共同的“工作”要做——那就是,回答问题。
这些问题来自上司、同事、下属或客户。有些人面对问题,容易慌乱不堪。
“我喜欢写邮件解答问题。这时候我条理清晰,有理有据,甚至幽默轻松。”

王敏说:“可每周的市场通告会,面对大家的提问,尤其是上司的质询,我却总是表现欠佳。往往发言完,我又会在心里,一遍遍重新组织语言,回答刚才的问题。这时的我总能自圆其说。如果再让我回答一遍,肯定会说的更好。可当时就是讲得含糊不清真沮丧!”
问答是最基本的交流方式,也是职场中感情沟通的重要环节。一个失败的回答不但会让你魅力减分,甚至还会带来工作丢失。
回答问题需要技巧吗?“当然!”根据相关专家研究发现:“回答问题的技巧不是与生俱来的能力。只有学习和掌握相关的技巧,才能让你成为一个高明的应答者。”

1、确定提问的内容
有些人总是迅速作答,似乎反应敏捷。但很多时候我们答非所问,就是因为没有弄清对方的真正意图。
老板问李慧:“最近工作遇到什么问题了吗?”
李慧立刻想到昨天把材料送错了:“很抱歉,昨天的事是这样的……”
老板一头雾水:“我只是想了解一下项目的进展,看看你会遇到什么困难……”
确定提问的内容是回答的关键。这时候,反问就是一种回答,表明你认真倾听的态度,“你的意思是不是……”、“你希望了解的是不是……”这不但让你有时间整理 思路,而且也能让对方感觉你是个严谨而沉着的人。否则,一知半解就滔滔不绝,结果很可能是你说了半天,却完全不在点子上。如果老板是个耐心有限的人,你表现自己的机会可就不多了。

2、回答要简单明确
回答问题,尤其是老板的质询,要特别注意简洁明确,拣最重要的说。尽量不要使用“好像”、“大概”这样的词汇。要命的是,有的人几乎把这样的词汇当作口头禅了。
老板问:“为什么样品没有准时出来?”
nacy答:“好像……应当是……前天已经和厂家沟通过了,因为产品从来没有在这么短的工期里赶制出来,所以……大概比我们预定的时间稍微迟了一点。”
如果老板默不作声,不要以为他正竖着耳朵听得认真,很可能,他已经被这种含糊其词激怒了。
要做到简单明了,有两个技巧可以帮忙:一是多用短句;二是先说结论再说推测。“前天和厂家讨论过。主要有两点原因:一是样品的工期;二是确认样品的标准。工期只有两周非常紧张,我们事先估计的赶制条件并不充足……”如果nacy这样说,是不是就好多了?

3、具体回答“三点法”
当我们被问到一个问题时,如果能给出具体答案,会让对方感到你沟通的态度更加积极。
同事很认真地向刘亮打听,“听说你一直在上英语口语课,学了多少次?效果怎样?”
刘亮回答:“没有多少次,效果一般吧。”
这种回答听起来没什么,但会令对方感觉,刘亮并不愿在这个问题上更多交流下去。
如果刘亮说:“去过8次,每周1次,总共要上24周。我已经可以主动打电话和外教简单交流了……”回答效果就会大不一样了。
不妨试试具体回答问题的“三点法”,即:把主要想法归纳为三点。比如年终HR主管请你谈谈对老板的评价,你可以从“工作能力”、“领导风格”、“人品特点”这三方面来回答。
“三点法”的好处就是内容不多不少,既能让你迅速组织起重要内容,同时还能让对方容易领会。“三点法”尤其适用于一些发散性且尚无定论的“笼统问题”,比如“工作状况”、“团队印象”等,你会发现它会让回答变得具体很多。

4、找到问题隐藏的本意
王雪应聘的时候,HR承诺试用期3个月,转正后工资上调一级。可是第4个月她拿到的工资却跟原来一样。
王雪找到主管,直接发问:“我来公司4个月了,你对我的工作有什么意见吗?”
主管爽快地回答:“你做得不错,进步也很快……”
可王雪的表情还是很不自然。主管虽有所察觉,但此时电话响了,马上又去处理别的事情。直到两个月后她才了解到,原来是HR的报表出现失误。
现实中有很多这样的情况:由于不擅表达或出于某种顾虑,提问者把自己真实的想法隐藏在问题背后。这时就需要应答者具备高超的沟通技巧,敏锐地领会提问者的本意。做到这一点并非完全不可能,你需要仔细地观察提问者。
研究表明,言语传递的信息只占全部信息的7%,而态度、表情、动作等视觉信息,却占到55%以上。所以,要充分利用交谈中的非言语信息,因为它总能“更诚实”地让你了解对方的意图。

5、积极回答
有时候,对方的提问显然是随口一问,也似乎并不关心你答案。比如同事A打完茶水经过你的座位,“看什么书呢?”一边问,并没有放慢脚步。
这样的问题能有什么回答的价值呢?当然有。如果你和有的人关系平淡,交流似乎总是停留在客套的问候上,你总是感觉,即使提问,对方也并不关心答案。那么, 试试采取一次积极的回答,很可能会推动你们的关系。“这本书是上周的打榜畅销书,你想看吗?”通常来说,积极的应答总会使交流进行下去,顺畅地拉近彼此的 距离。
另外,如果对方先是表明自己的看法,继而才询问你的态度“想问你……”、“想跟你商量……”其实对方的问话中,往往隐含着“我的想法不错吧”这样的含义, 期待得到你的肯定。这时候,你不妨先积极地回应一句“你的想法有道理”,然后再说出你的看法,相信你们的交谈会更加畅快。
平时的训练帮到你
总是期待出色的临场发挥绝对是错误的。做好平日的准备,即使口才最平庸的你,也能成为出色的应答者。
随时随地“即兴开题”
地铁里、汽车上、电梯里……到处都有广告、招贴,包括经济、体育、文化、艺术等各方面内容。每项内容都可以作为临时问题。向自己“即兴开题”,然后迅速作答,时间控制在3分钟之内。这样,你就可以随时随地磨炼应答技巧。
充实你的知识箱
除了看书学习,还要在一些日常细节上养成好习惯。比如,不要随意用“不知道”、“没兴趣”结束谈话。可以这样说,“你说的游戏我不懂,不过很想试一次。”这样可以收集新信息,结交新友。另外,当脑海中出现疑问时,不要轻易让它溜走,要积极寻找答案。日积月累,你的应变能力绝对会让所有人都大吃一惊。

6、如何应对特殊问题
被问到不明白的问题
故作高明、口若悬河其实是愚蠢的。坦然告知对方“很抱歉,这个问题我现在还不知道”。如有必要,简单解释一下理由,并强调“如果需要,我回去调查之后再回答。”
被问到不想回答的问题
“听说你前一段住院了,什么病呀?”
对方是出于关心,而你却觉得这很隐私,面带气恼地说“别哪壶不开提哪壶”,对方定会十分尴尬。最好的做法是打擦边球。
你可以笑着说:“我这辆跑车很久没有年检了,该保养了,哈哈……”
类似的问题还有“你现在每月挣多少?”这样的好奇者随处可见。
你可以说“没多少,不过这里团队气氛不错。”
还有,应付那些信誉不好的借钱者,你完全可以坦率地回答:“抱歉,我手头也很紧,实在无法借给你……”对于这些尴尬问题,不妨事先准备几套应对的方案,这样就不至于临时慌张无措了。
被问到有攻击性的问题
你的感觉一定不爽,尤其在众人面前。这时候发怒、反唇相讥或者愤然离开,都是下策,在谈判桌上就更是如此。巧妙应答的要领是:深呼吸,冷静应对。先努力排除情绪的干扰,弄清楚对方的意图,然后再客观地回答相关信息。
谢华接到电话投诉:“护肤新品为什么毫无效果?”
谢华答:“你确定是我们公司的产品吗?请问你是什么时间,在哪里买到的?”
来电者在回忆,谢华没有追问,而是介绍:“我们的新品本月才投放市场,而且经过标准临床试验,有效率达到95%,在同类药品中已经是最高的了......当然,如果情况属实,我们继续讨论......“
被问到最擅长的问题
难道这不正是求之不得么?

不。不客气地说,正是这样的想法才最容易导致沟通失败。最擅长回答的问题通常有两种:被问过多遍的问题;属于你本专业的问题。回答前一种问题最需要注意的是态度。虽然答案你已经倒背如流,但对方却可能一无所知,于是你要耐心呼应对方的询问。对第二种情况,你要考虑的是对方能听懂多少,最关心的问题是什么。 如果你滔滔不绝,对方却可能如闻天书,且兴趣索然。

想学习更多应对职场技巧,就来北大青鸟大学城校区,我们就业部职业规划咨询老师会一对一帮你解答所有职场中会出现的问题。
 
 

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